Términos y condiciones y política de privacidad

1. Información general

Razón social

HENKO SOLUTION S.A.S

Nombre comercial

HUVANTIA

NIT

900.693.408-9

Domicilio principal

Bogotá, Colombia

Contacto legal

Cata@henkosolution.com

Licencia

Henko Solution SAS otorga una licencia de uso no exclusiva, no transferible y revocable por suscripción.

2. Objeto y alcance del servicio

Regular las condiciones bajo las cuales HUVANTIA concede al cliente el uso de la plataforma, gestiona los datos y presta servicios profesionales. La plataforma opera sobre infraestructura AWS con arquitectura multi-tenant; las actualizaciones se aplican de forma automática a los siguientes módulos:

• Autogestión del empleado.
• Mapa de talento.
• Pulso
• Talent Match
• Marketplace consultoría

2.1. Exoneración por Fallas de Terceros y Fuerza Mayor

HUVANTIA no será responsable por la interrupción, suspensión o fallas en el servicio derivadas de: (i) fallas en el suministro eléctrico o servicios de telecomunicaciones ajenos a su control; (ii) caídas masivas de la infraestructura de terceros (ej. AWS); (iii) ataques de denegación de servicio (DDoS) que superen las medidas de seguridad estándar; o (iv) cualquier evento de fuerza mayor o caso fortuito. En tales casos, HUVANTIA actuará con la debida diligencia para restablecer el servicio en el menor tiempo posible conforme a su protocolo de continuidad.

2.2. Especificaciones para módulos de evaluación (psicotécnicos)

Decisión humana y no discriminación: la plataforma es una herramienta de soporte a la decisión. El cliente garantiza que cualquier decisión final de contratación, promoción o desvinculación contará con intervención humana significativa. El cliente asume la responsabilidad exclusiva de asegurar que el uso de los resultados de FLOW no genere sesgos discriminatorios ni contravenga la normativa laboral vigente, exonerando a HUVANTIA por decisiones basadas exclusivamente en el procesamiento automatizado de datos.

Para los módulos de evaluación de candidatos y mapas de talento que utilicen pruebas psicotécnicas:

• Finalidad: identificar tendencias de comportamiento y rasgos de personalidad para medir afinidad y potencial.
• Naturaleza: No son herramientas de diagnóstico de salud mental ni miden la capacidad técnica total.
• Disclaimer de resultados: los resultados son indicadores basados en respuestas en un momento específico. No son 100% predictivos y factores propios del candidato, podrían influir en los resultados.
• Uso de la información: el candidato se compromete a responder de forma honesta. Cualquier manipulación invalida el reporte.
• Herramienta de Apoyo: Deben usarse como un insumo más en un proceso integral. La decisión final de contratación es responsabilidad exclusiva del cliente.
• Margen de Error: Existe un margen de error estadístico influenciado por factores como estrés o cansancio.
• Propiedad: Todos los dilemas, algoritmos y nombres de factores (ej. "Mentalidad Exploradora") son propiedad exclusiva de Flow. Prohibida su captura de pantalla o distribución.

3. Condiciones de licencia y restricciones

3.1. Licencia

HUVANTIA otorga al cliente una licencia de uso, no exclusiva, no transferible, por suscripción y revocable, para que los usuarios autorizados accedan a la plataforma durante la vigencia.

La licencia se mide por número de empleados activos o por usuarios nombrados, según la orden de servicio. El cliente se obliga a mantener actualizada la cifra real; sobre-uso, generará cargos adicionales a la tarifa vigente.

3.2. Los clientes y usuarios, se abstendrán de:

• Sublicenciar, arrendar o permitir acceso a terceros no autorizados.
• Realizar ingeniería inversa, descompilación o derivar código fuente.
• Interferir con el desempeño de la Plataforma o introducir código malicioso.
• Procesar contenido ilegal o infractor.

3.3. Propiedad de mejoras y ajustes

El cliente reconoce que cualquier mejora, ajuste o nueva funcionalidad desarrollada por HUVANTIA, incluso aquellas sugeridas o solicitadas por el cliente (salvo que se pacte expresamente la propiedad exclusiva del cliente por escrito y bajo un esquema de "obra por encargo"), será propiedad intelectual exclusiva de HUVANTIA y se integrará al núcleo (core) de la plataforma para el beneficio de la comunidad de usuarios.

4. Creación y manejo de cuentas

4.1. Registro de administrador

El Cliente designará al menos un administrador responsable de crear y gestionar cuentas de usuarios autorizados y de definir perfiles de acceso.

4.2. Seguridad de credenciales

Las credenciales son personales e intransferibles. El cliente responderá por toda actividad realizada bajo sus cuentas, incluyendo acciones de sus usuarios autorizados.

5. Propiedad intelectual

5.1. Titularidad de HUVANTIA

HUVANTIA, es titular absoluto de todos los derechos sobre la plataforma, su código, bases de datos, diseños y documentación.

5.2. Datos del cliente

Los datos del cliente son de exclusiva titularidad del cliente, HUVANTIA recibe un mandato tecnológico para alojar y procesar dichos datos conforme al presente documento, los cuales serán tratados con altos estándares de diligencia debida y en caso de ser transferidos se les darán fines investigativos y de eventual implementación de estrategias de mercado para mejorar el servicio.

Datos Sensibles: Si el cliente carga datos sensibles directamente y no notifica en 15 días hábiles para su eliminación, autoriza su tratamiento para los fines de la aplicación.

5.3. Feedback y customer Input

El cliente concede a HUVANTIA un derecho amplio, irrevocable y libre de regalías para usar recomendaciones o sugerencias formuladas sobre la plataforma, sin que ello genere compensación.

6. Confidencialidad

6.1. Alcance

Cada Parte mantendrá en reserva toda información confidencial de la otra parte a la que tenga acceso, durante la vigencia y cinco (5) años siguientes.

6.2. Excepciones

La obligación no aplica a información que sea (i) de dominio público; (ii) conocida legítimamente antes de revelarse; (iii) divulgada sin violación; (iv) exigida por autoridad competente (previa notificación, salvo prohibición legal).

7. Tratamiento de datos personales

7.1. Roles y responsabilidades

• Cliente: responsable del tratamiento, compartido y la transferencia de sus datos.
• HUVANTIA: encargado del tratamiento, conforme ley 1581/2012 y decreto 1074/2015.

7.2. Obligaciones de HUVANTIA como receptor de los datos del cliente

• Procesar datos personales solo bajo instrucciones documentadas del cliente.
• Garantizar confidencialidad y capacitar a su personal.
• Implementar medidas de seguridad idóneas.
• Asistir al cliente en la atención de derechos arco/abe.
• Suprimir o devolver los datos personales solicitados por el cliente, al terminar la relación.
• Notificar incidentes de seguridad al cliente dentro de las 72 horas siguientes a su detección.

7.3. Transferencias internacionales

Las transferencias a Estados Unidos u otras jurisdicciones se regirán por cláusulas contractuales tipo de la UE o mecanismos equivalentes, estas transferencias solo se ejecutarán en caso de ser de necesidad extrema, por necesidades y causas técnicas verificables, de tal modo que el cliente autoriza esta transferencia internacional en caso tal que a criterio de HUVANTIA sea necesaria.

7.4. Cumplimiento GDPR y CCPA/CPRA

HUVANTIA reconoce las obligaciones del Artículo 28 GDPR y actúa como service provider bajo ccpa/cpra, sin vender ni compartir datos personales.

7.5. Obligaciones del cliente

El Cliente deberá:

• Contar con bases legales para tratar y transferir datos personales.
• Solo cargar datos sensibles en los casos necesarios salvo que concurran las causales de excepción legales y que el cliente haga la respectiva notificación para que HUVANTIA tome las medidas reforzadas de eliminación de estos datos, en caso de el cliente cargar datos sensibles de manera directa y voluntaria, estará admitiendo que los mismos sean tratados para los fines de la aplicación y al no notificar dentro de los siguientes (15) días hábiles a HUVANTIA para que sean eliminados , se autoriza el trato de los mismos sin que HUVANTIA incurra en incumplimiento alguno por la gestión de los mismos.
• Informar a los titulares sobre la política de privacidad desde la primera interacción la aplicación y en consecuencia se adicionan descalimes de aceptación una vez se cargan datos de carácter sensible.

8. Uso de datos anonimizados y datos de uso de la plataforma

8.1. Fundamento legal y alcance

El Cliente autoriza expresamente a HUVANTIA para procesar:

• Datos anonimizados derivados de los datos personales alojados, con fines de (i) analítica de mercado; (ii) generación de benchmarks sectoriales; (iii) mejora continua de la plataforma; (iv) desarrollo de nuevos servicios de consultoría, (v) realizar investigación científica y académica.
• Datos de uso de la plataforma (event logs, tiempos de respuesta, rutas de navegación, telemetría de funciones, conteo de clics, parámetros de rendimiento), en la medida necesaria para (i) monitorizar la calidad del servicio; (ii) diagnosticar errores; (iii) desplegar mejoras de experiencia de usuario; y (iv) entrenar algoritmos de optimización.

8.2. Garantías de anonimización y seguridad

• Para los datos anonimizados, HUVANTIA, en definición con el cliente, aplicará técnicas de anonimización irreversible (k anonimato ≥ 10, pseudonimización, agregación, hash unidireccional).
• Para los datos de uso, HUVANTIA almacenará identificadores ofuscados y segregará registros de telemetría de la capa de datos transaccionales.
• Se prohíbe la re-identificación o reversión por parte de HUVANTIA o terceros receptores.

8.3. Derecho de OPT OUT

El cliente podrá solicitar exclusión de sus datos anonimizados de los estudios agregados mediante notificación escrita con 30 días de anticipación. el OPT OUT no aplica a los datos de uso imprescindibles para la prestación segura y estable del servicio.

8.4. Acceso a métricas personalizadas

• HUVANTIA proporcionará al cliente paneles estándar de analítica (dashboards) incluidos en la suscripción.
• Las métricas o reportes adicionales solicitados por el cliente que requieran extracción, transformación o desarrollo a la medida deberán ser:
  • Revisados de forma conjunta para definir alcance y complejidad técnica.
  • Cotizados como servicios profesionales adicionales, con tarifas y cronograma acordados por escrito antes de su ejecución.
• Cualquier integración de herramientas externas de business intelligence o exportaciones masivas de logs fuera de los formatos ofrecidos por defecto se considerará servicio no estándar y estará sujeta a cobros adicionales.

9. Medidas de seguridad de la información

9.1. Certificaciones y estándares

• Implementamos un SGSI certificado ISO/IEC 27001:2022 y controles SOC 2 Tipo II.
• Los backups se realizan a diario con un objetivo de punto de recuperación (RPO ≤ 1 h) y se almacenan cifrados.

9.2. Controles técnicos y organizativos

Los datos se protegen mediante protocolos TLS 1.2

9.3. Retención y disposición de datos

• HUVANTIA retendrá los datos durante la vigencia de la relación contractual.
• Tras la terminación, se conservarán únicamente por el periodo necesario para cumplir con obligaciones legales o resolver disputas, procediendo luego a su destrucción conforme al estándar NIST SP 800-88.

10. Declaración de privacidad

En HUVANTIA, creemos que la privacidad es un derecho fundamental sin importar el lugar de residencia. Esta declaración de privacidad describe cómo recopilamos, usamos, divulgamos, transferimos y almacenamos los datos personales cuando usted interactúa con nuestra plataforma HUVANTIA FLOW, nuestro sitio web www.huvantia.com o los servicios relacionados.

Esta declaración aplica cuando HUVANTIA actúa como responsable de los datos personales de visitantes de HUVANTIA prospectos y representantes de nuestros clientes corporativos. Cuando procesamos datos de empleados que nuestros clientes cargan en la plataforma, actuamos como encargados y el tratamiento se rige por el acuerdo de tratamiento de datos suscrito con cada cliente.

10.1. Datos que recopilamos

No recopilamos deliberadamente información de menores de 18 años.

10.2. Cookies y tecnologías similares

Usamos cookies esenciales para operar el sitio y cookies de analítica propias de HUVANTIA. Puede gestionar sus preferencias en el banner de cookies o en la configuración de su navegador.

10.3. Bases legales y finalidades

10.4. Cómo usamos los datos

• Proveer y operar la Plataforma, crear cuentas y procesar pagos.
• Soporte y servicio al cliente, incluyendo resolución de incidentes.
• Seguridad: detección de intrusiones, autenticación MFA, registros de acceso.
• Analítica y mejora: agregamos y anonimizamos datos de uso para optimizar rendimiento y desarrollar nuevas funciones.
• Analítica e investigación: usamos datos agregados y anonimizados para generar estudios multisectoriales cómo benchmark salarial, mejores prácticas en gestión de talento humano, tendencias en la implementación de planes de acción, insights de clima laboral entre otros.
• Comunicaciones: envío de boletines, invitaciones y contenidos; puede optar por no recibirlos.

10.5. Cómo compartimos los datos

No vendemos ni compartimos sus datos con terceros para publicidad comportamental (“Do Not Sell or Share” según CPRA).

11. Cambios a esta declaración

Publicaremos cualquier cambio en esta página y, si los ajustes son sustanciales, enviaremos un aviso con al menos 30 días de antelación. La fecha de “Última actualización” se modificará en consecuencia.